اصول مدیریت ایمیل - بخش دوم

در درس قبلی به مورد مهم برای مدیریت صحیح ایمیل پرداختیم. در آخرین درس ادامه این شیوه ها را می خوانید. برخی از آنها هم تاکید و مروری است بر چیزهایی که در طی این دوره آموخته اید.

- ایمیل های کوتاه بنویسید.
نوشتن ایمیل های کوتاه، مختصر و موجز هنری است که با کمی تلاش می توان در آن استاد شد. اما مانند هر کاری نیاز به تمرین و ممارست است. هنگامی که می خواهید ایمیل را ارسال کنید، چند لحظه دست نگه داشته و دوباره به متن تان فکر کنید. کلمات، عبارات، جملات و حتی پاراگراف های غیر ضروری را حذف کنید. از اینکه مستقیما سراغ اصل مطلب بروید هراس نداشته باشید. اغلب مردم می دانند که ایمیل برای پاسخ های سریع و صریح است. لذا از اینکه آداب سخنوری و گفتگوی رو در رو را در آن رعایت نکرده اید، از شما نمی رنجند.

هم شما وقت کمتری برای نوشتن ایمیل کوتاه و موجز صرف می کنید، هم دریافت کننده بابت اینکه وقت اش بابت خواندن یک مطلب طولانی برای یک درخواست کوچک هدر نرفته، خوشحال است.

- در نوشتن Subject ایمیل حرفه ای شوید.
باز هم روی این موضوع تاکید می کنیم، مهمترین عنصر یک نامه الکترونیک بخش موضوع یا سابجکت آن است. در حقیقت برخی اوقات با یک خط سابجکت حرفه ای و ماهرانه، گیرنده نامه حتی نیازی به خواندن متن آن هم نخواهد داشت.

کلید اصلی سابجکت نویسی این است: سابجکت باید مرتبط با موضوع، تشریحی و تا حد ممکن خلاصه باشد. باید در یک جمله منظورتان را برسانید. شما نیاز دارید که توجه گیرنده را در اولین نگاه جلب کنید، تا ایمیل شما جزو اولویت های رسیدگی وی قرار گیرد. مثلا می توانید موضوعی یا کاری را که برای آن ایمیل زده اید بنویسید. در کنار آن هم نام شرکت تان و یا پروژه مورد توجه گیرنده را بنویسید. در سابجکت از کلماتی مانند فوری، ضروری، خیلی مهم، Urgent و مانند آن فقط هنگامی استفاده کنید که واقعا لازم است. سعی کنید چوپان دروغگو نشوید.

- برای پاسخ به ایمیل ها از Reply استفاده کنید.
برخی افراد هنگامی که می خواهند پاسخ ایمیلی را ارسال کنند، از دکمه Compose ایمیل شان برای ایجاد پیام استفاده می کنند. اما با این کار گیرنده را بیشتر گیج می کنند. زیرا شما برای وی یک ایمیل ارسال کرده اید که سابجکت آن با ایمیل ارسالی وی تفاوت دارد، هیچ نشانی هم از ایمیلی که وی ارسال کرده بود در آن نیست!

همیشه و همیشه برای پاسخ به ایمیل یک فرد از دکمه Reply استفاده کنید. با این کار به صورت خودکار سابجکت به این صورت در می آید: Re:سابجکت ایمیل دریافتی

این کار به گیرنده کمک می کند که بداند این پاسخ در جواب کدام پیام وی نوشته شده است. همچنین کپی از متن پیام ارسالی وی در زیر پاسخ شما قرار می گیرد تا ارتباط پاسخ با موضوع توسط شما و گیرنده فراموش نشود.

برای پاسخ به یک ایمیل دسته جمعی که می خواهید جواب تان برای همه آنها ارسال شود هم به راحتی می توانید از منوی باز شونده دکمه ریپلای، گزینه Reply To All انتخاب کنید.

- تمامی سابقه قبلی ایمیل را ارسال کنید.
گاهی اوقات مکاتبات شما با فرد یا گروهی درباره موضوعی، دنباله دار است و مرتب با ریپلای به یکدیگر پاسخ می دهید. پس لطفا هنگام پاسخ همه ایمیل های قبلی را باقی بگذارید و چیزی از آن را پاک نکنید. شما توقع ندارید که گیرنده، ایمیل ۲ هفته پیش و موضوع مطرح شده در آن را به خاطر داشته باشد! وقتی پاسخ های مثبت یا منفی قبلی زیر ایمیل تان باشند، بهتر می توانید گیرنده را برای پاسخ مورد نظرتان قانع کنید. البته بهتر است که نام فرستنده های قبلی یا امضاها را پاک کنید تا بعد از مدتی ایمیل رد و بدل شده تبدیل به یک طومار بی انتها نشود.

- از یک امضای تاثیرگذار استفاده کنید.
امضا یا Signature تا حد بسیار زیادی در وقت شما صرفه جویی می کند. زیرا لازم نیست در آخر همه نامه ها نام، تعارفات لازم و اطلاعات تماس تان را دوباره نویسی کنید. البته امضای تان باید فقط شامل موارد ضروری و مرتبط باشد. نقل قول های تصادفی، جملات قصار و یا عکس های نامرتبط و زیبا به بهترین شکل می توانند پیام شما را به هم بریزند و در آن اختلال ایجاد کنند. و البته چیزی بهتر از آنها گیرنده را عصبی نمی کند و ذهن او را آشفته نمی نماید. حتما به یاد دارید که یک درس این دوره به این موضوع اختصاص داشته است.

- قبل از فشردن دکمه Send، یک بار دیگر متن تان را بخوانید.
همه ضرورت این کار را می دانند، اما اغلب مردم معمولا آن را فراموش می کنند. به یاد داشته باشید که همیشه قبل از ارسال، یک بار دیگر ایمیل تان را بخوانید. ممکن است اشتباهات املایی یا نگارشی داشته باشید. برخی اطلاعات را فراموش کرده باشید. پیوست ها را جا انداخته باشید. ارسال دوباره یک ایمیل برای تصحیح اشتباهات هم وقت و هم اعتبار شما را به باد می دهد. پس لطفا یک بار دیگر ایمیل خود را بخوانید.

- ایمیل های تان  را با رنگ دسته بندی کنید.
بسیاری از برنامه های مدیریت و سرویس دهندگان ایمیل این امکان را برای تان فراهم می کنند که ایمیل های دریافتی را با لیبل های رنگی مشخصی علامت گذاری کنید. برای اینکه به راحتی در اینباکس تان به ایمیل های مورد نظر دست پیدا کنید، سعی کنید تنها از سه رنگ برای سه گروه مهم که برای تان ایمیل می فرستند، استفاده کنید. اینگونه دیگر برای یادآوری رنگ مربوط به گروهی که با آن کار دارید، دچار سردرگمی نمی شوید.
مثلا رنگ قرمز را برای ایمیل های افراد مهم مانند رئیس، مدیر عامل و یا اساتید تان انتخاب کنید. رنگ آبی را برای هم دانشکده ای ها یتان بگذارید. و از رنگ سبز برای همکاران تان استفاده کنید.

- لطفا Pinglish ننویسید. خط فارسی خیلی زیباتر است.
برخی از ما عادت کرده ایم که در چت، ایمیل و حتی یادداشت های روی کامپیوترمان از زبان فارسی با خط انگلیسی (پینگلیش - فارگلیسی) استفاده کنیم. خب، کار را راحت می کند و احتیاج به تغییر زبان دائم ندارید. اما فکر کرده اید که برای گیرنده بیچاره خواندن چنین متنی چقدر سخت است؟ و باید آدم بسیار اخلاق گرا و صبوری باشد که به جای زدن دکمه Delete، پیام تان را خوانده و پاسخ دهد.

درصورتی هم که در ایمیل های رسمی کاری، یا درخواست از افراد ناشناس، سایت ها و شرکت ها، متن تان را پینگلیش نوشتید، با خیال راحت به فکر ارسال دوباره و صحیح درخواست تان باشید. چون بعید می دانم پاسخی دریافت کنید!

- برای سفارش های آنلاین و عضویت در گروها و سایت ها از ایمیلی مجزا استفاده کنید.

قضیه کاملا ساده است. از ایمیل اصلی و کاری تان برای خرید آنلاین و اینگونه کارها استفاده نکنید. این عمل کاملا غیرحرفه ای، نامناسب و دردسر ساز است. اول از همه اینکه سیل پیام های ناخواسته اینباکس شما را به همان انباری شلوغ قبلی تبدیل می کند. و مهمتر اینکه عضویت در این گروه ها و دریافت ایمیل ها، شما را با خطراتی چون اسپم و فیشینگ روبرو می سازد.

در درس های گذشته در این مورد زیاد صحبت کرده ایم و این هم یک تاکید دوباره تا کار از محکم کاری عیب نکند.

- عدم عضویت در گروه های ایمیلی
برای بسیاری از کاربران عضویت در گروه های ایمیلی و یا سایت ها برای دریافت مطالب جدید آن سایت یا گروه اینترنتی وسوسه کننده است. البته در برخی موارد انجام این کار ایده خوبی است، اما در بسیاری از موارد اصلا کار جالبی به نظر نمی رسد. یکی از مهمترین پیشنهادات مدیریت بهینه ایمیل، به حداقل رساندن عضویت در لیست های ایمیلی و گروه های اینترنتی است. زیرا پیام هایی که دریافت نشوند، نیازی به مدیریت هم ندارند! همیشه پیش از عضویت در هر سایت یا گروه، لحظه ای فکر کنید. اگر ضرورت این عضویت ایمیلی آنقدر است که به دردسرهای مدیریت پیام هایش بیارزد، پس عضو شوید. وگرنه سری را که درد نمی کند، چرا دستمال ببندیم؟

- به دیگران کمک کنید تا ایمیل های شان را بهتر مدیریت کنند.
این می تواند یک کارمای سایبر (Cyber Karma) باشد. یا اینکه آن را یک رسم خوب بنامیم. با کاستن از ایمیل های ارسالی تان, به دیگران هم کمک کنید تا Inbox منظم تر و کارا تری داشته باشند. همچنین با ارسال ایمیل ها به صورت صحیح و بهبود یافته، به بقیه کمک می کنید تا نکات خوب ایمیل شما را یاد گرفته و به کار ببرند. همینطور افزایش ارتباطات اجتماعی در قبال کاهش تماس های اینترنتی یک پیشرفت بسیار خوب است.

قبل از ارسال ایمیل این نکات را به خاطر داشته باشید:
- همیشه تماس تلفنی و یا دیدار حضوری راه بهتری از ارسال ایمیل یا چت است.

- اگر ایمیلی نیاز به پاسخ ندارد، پس، از ارسال بی دلیل جواب های یکی دو کلمه ای مانند «خوب»، «حتما»، «ممنون» خودداری کنید.

- از ارسال ایمیل ها و مطالب بامزه و سرگرم کننده برای تمامی آدرس بوک ایمیل تان خودداری کنید. احتمالا همه آنها برای خواندن و مدیریت این ایمیل ها وقت کافی ندارند. امروزه بخش مهمی از ترافیک ایمیل را مطالب، عکس ها و ویدیوهای بی مصرف و غیر ضروری تشکیل می دهند که وقت بسیار زیادی برای مدیریت آنها هدر می رود.

- کارهای لازم قبل از رفتن به تعطیلات
اگر تصمیم دارید برای مدتی به تعطیلات بروید و امکان چک کردن ایمیل های تان را ندارید، انجام دو کار ضروری است. یکی اینکه بخش Vacation ایمیل تان را فعال کنید، تا هر ایمیلی که برای تان ارسال می شود، به صورت خودکار جوابی را دریافت کند که شامل عذرخواهی برای تاخیر در پاسخ به دلیل تعطیلات و تاریخ بازگشت تان باشد. مرحله دوم آماده سازی ایمیل تان برای بعد از برگشت از تعطیلات است، تا در اولین روز کاری بتوانید به راحتی ایمیل های مهم و ضروری تان را بیابید و پاسخ دهید. برای این کار می توانید برای افراد و گروه های مهم لیبل و فیلتر خاصی را تعریف کنید که ایمیل های آنها با رنگ متمایزی در اینباکس تان دیده شوند. یا اینکه از آنها بخواهید در سابجکت ایمیل های ضروری شان از عبارت خاصی مانند «مهم»، «فوری»، «ضروری» یا «Urgent» استفاده کنند، تا آنها را به راحتی بیابید.

- ایمیل های ارسالی تان را هم دسته بندی و بایگانی کنید.
ممکن است در خصوص پروژه یا کاری که با ایمیل هماهنگی های آن را انجام داده اید، به تاریخچه مکاتبات تان نیاز پیدا کنید. اما پیدا کردن آنها از میان این همه ایمیلی که تا به حال فرستاده اید، مانند پیدا کردن سوزن در انبار کاه است! بهتر است که برای ایمیل های ارسالی (Sent Items) هم دسته بندی خاصی جدا از پوشه Sent Mail داشته باشید، مثلا یک پوشه جدا برای هر پروژه یا فرد. یا اینکه تعریف لیبل و فیلتر که به صورت خودکار بر روی ایمیل های ارسالی الصاق شود هم کارساز است.

برای تاکید دوباره به دو اصل مهم و اصلی مدیریت ایمیل اشاره می کنیم:
اصل شماره یک: هر ایمیل را فقط یک بار بخوانید و آن راپاسخ دهید، برچسب بزنید، آرشیو کنید و یا پاک کنید.

اصل شماره دو: همیشه ایمیل هایی را که حاوی اطلاعات مهمی نیستند را پاک کنید.